Essendo impegnato in mille progetti, sono molto affascinato dalla possibilità di riuscire ad organizzarsi in modo da raggiungere gli obiettivi senza perdere tempo e disperdere inutilmente le energie.

Proprio per questi motivi, giorni fa, ho partecipato a Lego Serious Play, un seminario utile per apprendere modi finalizzati al raggiungimento degli obiettivi, utilizzando, come strumento operativo, i famosi mattoncini Lego. Se ti interessa, in questo articolo trovi il racconto di come si è svolto: "Lego Serious Play: il problem solving collaborativo per effettuare il brain storming e facilitare il team building giocando"

Lego Serious Play: il problem solving collaborativo per effettuare il brain storming e facilitare il team building giocando | il mio team

Recentemente invece sono andato ad un seminario dedicato al metodo Kanban: anche in questo caso, ho appreso una serie di tecniche utili per finalizzare gli sforzi di un team e permettergli di portare a termine nel migliore dei modi i risultati che si è prefissato.

E' una vita che frequento gruppi: sul coabitare, i gruppi di acquisto solidali (o GAS), i gruppi di volontariato… quello che li accomuna tutti è, inevitabilmente, per un motivo o per un altro, la disorganizzazione. Tanto più se il gruppo è composto da un numero elevato di persone, e per elevato intendo più di 15, 20 persone.

Poiché esistono ed è dimostrato che funzionano, penso che sia ora che, anche nella società civile, si adoperino gli strumenti, i metodi, le tecniche che aiutano le aziende a crescere e a prosperare.

Invece di scendere in piazza a manifestare per quello che non va, credo che sia molto più proficuo, tirarsi su le maniche ed imparare, perché è attraverso questi strumenti che davvero si può sperare di fare una rivoluzione in grado di cambiare "il sistema": visto che non li vedo applicare, ho deciso di provare a farlo io, con la speranza di coinvolgere le persone con cui sto collaborando attualmente. Non so come andrà, ma almeno ci provo!

Il metodo Kanban Board: una metodologia AGILE per raggiungere gli obiettivi attraverso la visualizzazione dei processi | il seminario

Ti stavo parlando del metodo Kanban, vediamo cos'è e perché è utile: nel gergo aziendale, e più propriamente nel ramo che si occupa dello sviluppo del software, l'espressione "metodologia AGILE", si riferisce a un insieme di tecniche nate nei primi anni 2000, derivate dai princìpi del "Manifesto per lo sviluppo AGILE del software" pubblicato nel 2001 da Kent Beck, Robert C. Martin, Martin Fowler e altri.

I metodi AGILE si contrappongono ai modelli di sviluppo tipicamente più tradizionali, a cascata, proponendo invece un approccio meno strutturato e prettamente focalizzato sull'obiettivo di consegnare al cliente, in tempi brevi e frequentemente, software funzionante e di qualità.

Non solo software, resta inteso che, con i giusti adattamenti, tali regole, possono tornare utili anche nella vita di tutti i giorni.

IL METODO KANBAN BOARD

Tra le metodologie AGILE quella più semplice e intuitiva è la metodologia Kanban Board (Lavagna Kanban).

Il metodo Kanban Board: una metodologia AGILE per raggiungere gli obiettivi attraverso la visualizzazione dei processi | Lavagna Kanban

La Lavagna Kanban serve a organizzare i processi di sviluppo e le sue variabili, in modo da gestirle visivamente, eliminando quelli che sono gli sprechi di tempo o risorse. Per applicare la metodologia Kanban si utilizza una lavagna con post-it o cartoncini di colore diverso e pennarelli colorati.

Si inizia dividendo la lavagna in una tabella con 3 colonne:

• To Do (da fare): contiene i compiti e le attività da completare. Possono essere inseriti post-it con il nome dei compiti e delle azioni necessarie per sviluppare il prodotto (indicati, per esempio, come risultato di una riunione operativa, di un brain-storming, successivamente all’intervista di utenti e committenti);
• In Progress (in lavorazione): qui sono inseriti i compiti contestualmente in elaborazione;
• Done (fatto): i compiti eseguiti o conclusi.

L’immagine illustra l’impostazione base di una tabella Kanban, anche se la tabella può variare in base a tre regole:

• si possono aggiungere tutte le colonne che si vogliono alla tabella, l'importante è che siano ordinate secondo un criterio temporale di lavorazione: a sinistra quelle che vengono prima e a destra quelle successive;
• all’interno di una delle colonne principali (“To Do”, “In Progress”, “Done”) si possono aggiungere gli status “Doing” (“In elaborazione”) e “Done” (“Fatto”). In questo modo si può mappare anche in ogni singola colonna lo stato di un lavoro;
• per evitare di avere troppi elementi sulle singole colonne, si può stabilire a priori un limite di elementi accumulabili chiamato “Work in Progress Limit” (WIP Limit). Questo limite indica quanti elementi possono essere posizionati in una colonna ed evita la creazione di colonne troppo lunghe che bloccano il lavoro (i cosiddetti “colli di bottiglia”). La scelta dei limiti da imporre ai flussi di lavoro dipende dalle proprie esigenze e dalle competenze del team di lavoro. Si può scegliere di ridistribuire i compiti che eccedono i limiti o di affrontarli in un momento successivo.

La tabella del metodo Kanban ha il vantaggio di permettere una rapida organizzazione e un monitoraggio costante dei processi di sviluppo, ma anche e soprattutto di ottimizzare i processi. Infatti, avendo poche semplici regole che permettono una mappatura del flusso, i progettisti possono gestire il processo individuando facilmente come migliorarlo sulla lavagna (creare colonne, eliminarle, sostituirle) e nella ridistribuzione dei compiti.

Ad esempio, un progettista in base ai tempi attesi di lavorazione del gruppo dei designer che si occupa di una serie numerosa di compiti, potrebbe decidere di sospendere alcuni di questi (WIP limit) e spostarli in un’altra colonna (per es. “Analisi”) dove il carico di lavoro del gruppo è minore. Alleggerendo in questo modo il carico di lavoro, i progettisti riducono i tempi di consegna nonostante non venga tralasciato alcun compito che possa essere eseguito in un secondo momento e senza per questo inficiare la funzionalità del prodotto.

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Il metodo Kanban Board: una metodologia AGILE per raggiungere gli obiettivi attraverso la visualizzazione dei processi | con Massimo Sarti

L'EVENTO

Massimo Sarti, lavora a Londra e proprio per lavoro, si è da sempre dedicato ai metodi AGILE di cui è un convinto sostenitore. Tra le altre attività e community, per diverso tempo ha partecipato al Meetup SCRUM di Roma (SCRUM è un framework AGILE per la gestione del ciclo di sviluppo del software). Poiché il fondatore del gruppo, per impegni di lavoro più insistenti, non poteva più seguire le attività del gruppo, Massimo, nonostante gli impegni, ha deciso di non far naufragare gli sforzi fatti fino a quel momento e ha scelto di riprendere in mano le redini della situazione. Proprio nell'ottica di far ripartire le iniziative, ha realizzato un incontro organizzato insieme ad Innocenzo Sansone, Community Manager di Codemotion, la startup di successo che si trova presso la Luiss ENLABS a Roma.

Il metodo Kanban Board: una metodologia AGILE per raggiungere gli obiettivi attraverso la visualizzazione dei processi | la squadra al lavoro

Delle circa 20 persone iscritte all'evento, ci siamo ritrovati in poco più di una decina intorno ad un tavolo. Dopo la presentazione di rito, Massimo, la nostra guida, ci ha subito messo all'opera: su di un foglio che ci è stato consegnato, abbiamo svolto un esercizio di calcolo. In pochi secondi abbiamo dovuto sommare in successione un numero con il risultato ottenuto. Poi abbiamo ripetuto l'esercizio con un numero maggiore.

Dopodiché la faccenda si è fatta leggermente più complicata.

Abbiamo dovuto svolgere lo stesso esercizio, sempre in successione ma stavolta saltando dalla somma del numero minore, alla somma del numero maggiore, ripetutamente.

L'obiettivo era quello di farci comprendere quanto sia difficoltoso per chiunque, riuscire a portare avanti un compito, costringendo l'attenzione a spostarsi continuamente da un'attività ad un'altra: ed infatti, confrontando i tempi di svolgimento, è balzato subito agli occhi, come fossero molto più lunghi quelli della seconda prova.

Ecco quindi spiegata l'esigenza di trovare un modo che permetta di organizzarsi per riuscire a creare un flusso di lavoro tale da portare a termine il lavoro, in breve tempo, indipendentemente dal numero di micro (o macro) attività che questo comporta: e il metodo Kanban è uno di quelli più adatti.

Il metodo Kanban Board: una metodologia AGILE per raggiungere gli obiettivi attraverso la visualizzazione dei processi | Massimo Sarti

Mi è piaciuto molto il modo con cui si è scelto di presentare il metodo Kanban: su uno schermo venivano visualizzate le slide e dopo 20 secondi esatti, inderogabilmente, si passava alla successiva. Quindi, non potendo intervenire in alcun modo sulla proiezione, Massimo ha dovuto fare appello alle proprie capacità dialettiche per riuscire a terminare le presentazioni di ogni slide. Questo modo di operare, oltre ad essere coinvolgente, visti i tempi molto brevi, non permette all'ascoltatore di annoiarsi, facendo restare alta l'attenzione e migliorando l'apprendimento.

Ho apprezzato molto anche l'idea di costringerci a conoscerci tra di noi: dopo ogni sessione infatti, avevamo l'obbligo di alzarci dalla sedia e cambiare posto, ma nel farlo, dovevamo necessariamente intrattenerci in una conversazione con il nostro vicino e scambiare qualche informazione personale su noi stessi.

Molto utile anche la sessione delle domande finali che mi hanno permesso di mettere a fuoco alcune questioni che non mi erano risultate, in principio, molto chiare.

Il metodo Kanban Board: una metodologia AGILE per raggiungere gli obiettivi attraverso la visualizzazione dei processi | i partecipanti

Concludo dicendo che mi fa molto piacere che il Meetup SCRUM di Roma abbia una nuova guida all'altezza del compito. Massimo Sarti si è dimostrato molto preparato. Il metodo utilizzato, che trovo davvero efficace, condito dalla simpatia con cui ci ha illustrato la lezione, è stato sicuramente vincente: personalmente ho trovato tutto molto interessante e non mi sono mai annoiato. Se sei interessato a questi argomenti e hai modo di partecipare, ti consiglio vivamente di farlo. Trovi tutti gli aggiornamenti e le novità in questa pagina: Meetup SCRUM Roma.

Il metodo Kanban Board: una metodologia AGILE per raggiungere gli obiettivi attraverso la visualizzazione dei processi | con Innocenzo Sansone

Un ringraziamento particolare va a Innocenzo Sansone che ha organizzato in maniera impeccabile l'evento: come al solito, la presenza di Codemotion, è sempre sinonimo di professionalità!